Chuyển đến nội dung chính

7 thủ thuật đơn giản dành cho Word

PCWorld VN

Có thể khẳng định, Word là tiện ích xử lý văn bản thông dụng, hữu ích và dễ sử dụng. Tuy nhiên, người dùng thậm chí có thể làm nhiều thứ để "tăng lực" cho Word, đặc biệt hữu ích hơn cho nhu cầu làm việc cộng tác.


Thủ thuật 1: Sử dụng trình đơn, chứ không phải bàn phím, để định dạng tài liệu


Lệnh Paragraph của trình đơn Format và trình đơn Table cho phép bạn sử dụng tất cả sức mạnh của Word để định dạng tài liệu. Việc sử dụng phím khoảng trắng, phím Tab và phím Enter là chuyện của "dĩ vãng".


Thủ thuật 2: Sử dụng tính năng Track Changes và Versions


Tùy chỉnh tính năng AutoCorrect và AutoFormat

Bạn có thể ngăn chặn tình trạng gia tăng các phiên bản tập tin bằng cách hướng dẫn người dùng sử dụng tính năng "dò vết" biên tập (Track Changes) và xem nhiều phiên bản của tập tin (Versions). Cụ thể, tính năng Versions trong trình đơn File - xuất hiện từ phiên bản 2003 - cho phép người dùng lưu và truy xuất nhiều phiên bản tài liệu trong duy nhất một tập tin Word. Trong khi đó, tính năng Track Changes (Tools.Track Changes) cho phép người dùng làm việc cộng tác trên các tài liệu của mình, hiển thị những thay đổi trong quá trình chỉnh sửa. Người dùng có thể đồng ý hay phủ quyết những thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu.


Thủ thuật 3: Luôn dùng lệnh Paste Special


Lệnh dán (Paste) nếu được khai thác đúng mức có thể mang lại cho người dùng Word nhiều lợi ích. Nếu được, hãy hướng dẫn người dùng sử dụng tính năng Paste Special thay vì Paste như thông thường, bằng cách này người dùng có được nhiều tùy chọn hơn khi muốn dán nội dung vào tài liệu. Nhiều người dùng thường sử dụng tùy chọn Unformatted Text khi dán nội dung từ Web hay chép danh sách được đánh số từ tài liệu Word khác.


Thủ thuật 4: Sử dụng mẫu tạo sẵn


Nhiều người dùng nghĩ rằng họ đang áp dụng các định dạng tạo sẵn (hay còn gọi là template) khi sử dụng Word, tuy nhiên thực chất không phải thế. Người dùng thường mở một tài liệu, thực hiện các thay đổi trên đó, rồi lưu tài liệu dưới một cái tên khác và nghiễm nhiên gọi đó là template - hoàn toàn sai lầm. Template cung cấp những khả năng mà tài liệu "được định dạng " không có, như quản lý các macro, dạng văn bản (style) và định dạng (format) của tài liệu.


Thủ thuật 5: Tùy biến tính năng AutoFormat


Thẻ AutoFormat và AutoFormat As You Type (trong trình đơn Tools.AutoCorrect Options) là những tính năng xuất sắc mà bạn cần khai thác. Tuy nhiên, 2 thẻ trên cũng cấp vài thông số (thiết lập) hết sức ngớ ngẩn, điển hình là tuỳ chọn Internet and network paths with hyperlinks. Bạn có thể mở trình đơn AutoCorrects Options trong Word để tuỳ biến chúng.


Chọn tính năng Paste Special để linh động khi dán nội dung

Thủ thuật 6: Tạo từ điển có thể chia sẻ


Người dùng trong một tổ chức thường sử dụng cách viết (hay nói chính xác là cách sử dụng từ ngữ và ngữ pháp) tương tự nhau, do đó nếu có thể bạn hãy tự tạo một quyển từ điển chứa những từ thường được sử dụng trong lĩnh vực của mình mà nhiều người dùng khác có thể quên hay viết sai. Bạn có thể thu thập từ điển từ người dùng khác, kết hợp và chỉnh sửa chúng trực tiếp trong Word hay thông qua trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Spelling & General, sau đó nhập vào tên của từ điển trong mục Custom dictionary.


Thủ thuật 7: Kiểm soát định dạng Normal


Định dạng tạo sẵn Normal có thể trở nên quá tải với các style, AutoText cũng như macro bên trong, và tất cả chúng có thể làm Word "gãy ngựa". Bạn cũng sẽ ngạc nhiên khi biết rằng nhiều thông tin về tổ chức của mình có thể rò rỉ thông qua template này. Do đó, bạn hãy tìm hiểu kỹ tính phức tạp và rủi ro của định dạng tạo sẵn Normal, sau đó phổ biến lại cho các đồng nghiệp của mình.

Bài đăng phổ biến từ blog này

Bit.ly: vừa upload file vừa rút gọn link

TTO - Không chỉ "ăn đứt" TinyURL.com nhờ khả năng quản lý tất cả link rút gọn và thống kê số lượt truy cập link, Bit.ly đi trước TinyURL.com một bước khi kết nối với dịch vụ yfrog.com, cho phép người dùng upload file jpg, png, gif, bmp, tiff, swf, flv, pdf, mp4, mov, avi. Đương nhiên, sau khi upload file thành công, link sẽ được Bit.ly tự động rút gọn. Đáng tiếc là dung lượng file hỗ trợ upload hơi bị hạn chế. Theo thử nghiệm, nếu upload file lớn hơn 10MB thường bị đứt gánh giữa chừng. Bạn nên đăng ký một tài khoản miễn phí tại http://bit.ly/ để có thể khai thác hết tính năng mà Bit.ly hỗ trợ, bằng cách nhấp vào liên kết Sign Up phía trên góc phải, điền thông tin cần thiết vào ba hộp Choose a Username (tên đăng nhập; bạn sẽ cung cấp trang nhà có địa chỉ http://tênđăng nhập.bit.ly), Enter Your Email Address (địa chỉ email), Choose a Password (mật khẩu đăng nhập), rồi bấm nút Sign Up ở cuối trang để hoàn tất đăng ký và đăng nhập dịch vụ.

Tiếp cận Microsoft Office Pro 2010

Sau Windows 7 RC, thần dân IT lại có dịp tiếp cận với “hàng khủng” khác của Microsoft: bộ Microsoft Office Pro Plus 2010 Technical Preview (MO10), phiên bản thử nghiệm đầu tiên của Microsoft Office Pro 2010. MO10 là phiên bản được Microsoft phân phối cho các đối tác thân cận thử nghiệm, tích hợp đầy đủ các thành phần cần thiết như: Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010, Access 2010, InfoPath 2010, OneNote 2010, Outlook 2010, Publisher 2010, Project Professional 2010, SharePoint Designer 2010, Visio Professional 2010. MO10 có dung lượng 1,34GB, tương thích với Windows XP SP2/XP SP3/Vista/7, yêu cầu máy có bộ nhớ RAM và CPU tối thiểu lần lượt là 512MB, 1GHz.

[Hướng dẫn] Làm Portable với Thinstall

Thinstall sẽ biến những phần mềm phức tạp thành phần mềm chỉ có một file EXE duy nhất, có thể chạy ngay mà không cần cài đặt, giống như những phần mềm portable. Tuy nhiên về bản chất thì khác, những phần mềm này sẽ chạy với đầy đủ những thành phần cài đặt nhưng đã được Thinstall giả lập để tạo một môi trường ảo,không ảnh hưởng gì đến hệ điều hành thật sự trong máy. Hiện nay nhu cầu tạo và sử dụng các phần mềm portable (chạy trực tiếp không cần cài đặt) ngày càng tăng, nhờ có ưu điểm không gây ảnh hưởng đến hệ thống (không để lại rác sau khi sử dụng), có thể copy vào ổ đĩa flash USB để sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Nhưng tạo ra được một bản portable cũng không phải là chuyện dễ dàng với nhiều người, kể cả những người có kinh nghiệm. Thinstall sẽ giúp thực hiện vấn đề này theo một cách khác đơn giản hơn bằng cách làm cho các chương trình chạy trong một môi trường ảo dành riêng cho nó, hay nói một cách khác là tạo ra những phần mềm ảo (virtual). Những phần mềm ảo này sẽ có các đặc điểm như: t